Předávací protokol: Co v něm nesmí chybět?

Definice předávacího protokolu

Když si předáváme věci nebo služby, je předávací protokol naprosto zásadní papír. Je to vlastně takový písemný důkaz o tom, že vše proběhlo tak, jak mělo. Do protokolu musíme napsat všechny důležité věci - kdo komu co předává, kdy a kde se to stalo, v jakém stavu věc je a jestli na ní nejsou nějaké vady. Samozřejmě nesmí chybět podpisy obou stran. Dobře napsaný předávací protokol je vlastně taková pojistka pro všechny zúčastněné - kdyby se náhodou něco pokazilo nebo vznikl nějaký problém, máme černé na bílém, jak to bylo. Proto je fajn si ho schovat společně s ostatními dokumenty, které se k dané věci váží. Nikdy totiž nevíme, kdy se může hodit.

Náležitosti protokolu

Každý předávací protokol má svá pravidla a náležitosti, bez kterých se neobejdete. Ať už předáváte byt nájemníkovi, prodáváte auto nebo třeba odevzdáváte služební mobil, vždy potřebujete mít všechno černé na bílém. Je to vlastně taková pojistka pro obě strany.

Na začátku protokolu musíte jasně napsat, kdy a kde se předání koná, a hlavně kdo komu věc předává. Žádné neurčité formulace, všechno musí být přesné a jednoznačné. Když předáváte třeba byt, je potřeba důkladně popsat, v jakém je stavu - jestli nejsou fleky na zdech, škrábance na podlaze nebo třeba prasklé okno. U auta zase nezapomeňte zkontrolovat každý detail karoserie, zapsat stav tachometru a ideálně všechno vyfotit.

Nejdůležitější je, aby protokol podepsaly obě strany. Tím vlastně říkají: Ano, takhle to bylo, s tímhle souhlasíme. Pokud máte nějaké fotky nebo další dokumenty, které k předání patří, určitě je k protokolu přiložte a nezapomeňte je v něm zmínit. Pořádně sepsaný předávací protokol vám může později ušetřit spoustu problémů a dohadování.

Typy předávacích protokolů

Když potřebujete něco předat, je dobré mít všechno černé na bílém. Proto máme různé druhy předávacích protokolů, které se používají podle situace. Nejběžnější jsou ty na stavbě nebo při dokončení práce - prostě když někdo něco zhotoví a chce to oficiálně předat. Pak tu máme protokoly na byty a domy, které se píšou třeba při stěhování nebo když se mění majitel. No a v kancelářích se zase setkáte s protokoly na důležité papíry, jako jsou třeba smlouvy nebo faktury. Je fakt důležité vybrat správný typ protokolu, ať pak nejsou zbytečné problémy a každý ví, na čem je. Bez pořádného protokolu se můžete dostat do potíží, takže je lepší na to myslet předem.

Kdy se protokol používá

Zápis o předání a převzetí, tedy předávací protokol, je nezbytným dokumentem v každodenním životě. Setkáváme se s ním všude tam, kde je třeba zdokumentovat převod věcí, informací nebo odpovědnosti z jedné strany na druhou. Je to vlastně taková pojistka pro všechny zúčastněné, která později poslouží jako důkaz, že k předání skutečně došlo.

Nejčastěji se s předávacím protokolem potkáme při stěhování - když přebíráme nebo předáváme byt či dům. Do protokolu se zapíše stav nemovitosti, veškeré nedostatky nebo poškození. Podobně to funguje i ve firmách, když dostáváme služební vybavení jako počítač, mobil nebo třeba auto. Tady se do protokolu uvede, v jakém stavu věci jsou a jak vypadají.

V práci má předávací protokol taky svoje důležité místo. Používá se třeba při předávání práce mezi kolegy, když někdo odchází nebo mění pozici. To je potřeba sepsat všechny rozdělané věci, důležité termíny a kdo za co zodpovídá.

Ať už řešíme předání čehokoli, hlavní je protokol pořádně vyplnit a nechat podepsat všemi stranami. Jen tak se vyhneme pozdějším dohadům a nejasnostem. Je to prostě takové černé na bílém, které chrání všechny zúčastněné.

Výhody protokolu

Sepsání předávacího protokolu je klíčový krok při jakémkoliv předání - ať už předáváte byt novému nájemníkovi, auto kupujícímu nebo důležité firemní materiály kolegovi. Je to vlastně takové pojištění pro všechny zúčastněné. Díky protokolu máte černé na bílém, v jakém stavu se věc předávala a kdo za ni od určitého data zodpovídá. Je to prostě jasná a přehledná evidence celého procesu.

Když máte všechno správně sepsané v předávacím protokolu, předejdete tím spoustě problémů a dohadování. Kdyby později nastaly nějaké potíže nebo škody, máte v ruce důležitý dokument, který přesně určuje, kdo je za co zodpovědný. Proto se vyplatí věnovat jeho sestavení náležitou pozornost - ušetříte si tím později hodně starostí a nepříjemností.

Elektronická forma protokolu

Žijeme v době, kdy papírování pomalu mizí a předávací protokoly se přesouvají do počítačů a mobilů. Je to vlastně docela praktické - když někomu něco předáváte nebo přebíráte, ať už jde o věci, dokumenty nebo třeba zodpovědnost za projekt, všechno se dá vyřešit pár kliknutími. Předávací protokol v elektronické podobě má oproti papíru spoustu výhod. Nemusíte se probírat šanony - prostě si dokument najdete v počítači během pár vteřin. Sdílet ho můžete okamžitě s kýmkoliv a nikdy se neztratí. A co je super - ušetříte za tisk, nemusíte nic kopírovat ani posílat poštou. Tenhle moderní způsob už dneska používají snad všude - ve firmách, skladech, školách i úřadech. Je to prostě rychlejší, levnější a taky šetrnější k přírodě.

Vlastnost	Předávací protokol
Účel	Dokumentace předání a převzetí něčeho (např. díla, zboží, nemovitosti)
Povinnost vést	Závisí na konkrétní situaci a typu předmětu předání, často doporučeno
Forma	Písemná

Archivace protokolu

Po podpisu předávacího protokolu oběma stranami musíme myslet na jeho správné uložení. Tento důležitý papír totiž dokládá, jak přesně předání proběhlo a co všechno se předávalo. Při archivaci se musíme řídit nejen zákony, ale i vnitřními pravidly firmy. Někdy je potřeba protokol skladovat i několik let, proto je fajn dobře promyslet, jak na to. Dříve se protokoly ukládaly hlavně v papírové podobě, dnes už ale většina firem přechází na elektronickou archivaci. Ta má spoustu plusů - dokumenty najdete rychle, jsou v bezpečí a nezabírají místo ve skříních. Jen je potřeba vybrat spolehlivý archivační systém, který splní všechny bezpečnostní požadavky. Ať už zvolíte jakýkoliv způsob archivace, hlavní je ochránit protokol před zničením nebo zneužitím. Jedině tak bude mít předávací protokol právní hodnotu i v budoucnu, když ho budete potřebovat.

Předávací protokol, ten tenký kus papíru, často odděluje pouhé vlastnictví od skutečné zodpovědnosti.

Božena Rousová

Tipy pro sepsání protokolu

Když připravujete předávací protokol, je potřeba být pečlivý a psát všechno jasně a srozumitelně. Napište tam opravdu všechny podstatné věci - kdy a kde k předání došlo, kdo se toho účastnil a samozřejmě jejich podpisy. U každého předávaného dokumentu musíte rozepsat, o co přesně jde - název, kdy byl vystavený a kolik má stránek. Pokud dokumenty obsahují citlivé údaje jako třeba finance nebo osobní informace, určitě to do protokolu poznamenejte. Také je důležité napsat, kdo bude za dokumenty zodpovědný po jejich předání. A nezapomeňte udělat kopie protokolu pro každého, kdo se předání účastnil.